1. En allmän handling kommer in till kommunen. Den kan då vara antingen offentlig vilket innebär att alla kan ta del av den eller sekretessbelagd. Sekretess kan gälla för exempelvis innehållet i akter som upprättats av socialtjänsten eller för anbuden i en upphandling.
  2. Handlingen tilldelas ett så kallat diarienummer. Anledningen till detta är att göra det lättare för den som vill hitta dokumentet i framtiden. Om handlingen tillhör ett ärende som redan pågår läggs den tillsammans med ärendets övriga dokument. Den får då ett så kallat ärendenummer och diarieförs. Ordet diarium betyder dagbok, och att ärendet diarieförs innebär därmed att dagbok förs över de handlingar som Västerås stad tar emot eller upprättar. Att en handling är diarieförd innebär inte att den är offentlig, utan även sekretessbelagda handlingar registreras.
  3. Kommunen försöker alltid att fatta så bra beslut som möjligt. Därför skickas ofta ärenden som berör många människor ut till olika myndigheter, föreningar och organisationer. De får då möjlighet att tycka till och ge sina synpunkter på det förslaget. Detta kallas att skicka ut ett ärende på remiss.
  4. Samtidigt som ärendet är ute på remiss jobbar en tjänsteman inom kommunen med att skriva ett yttrande. Det är ett dokument där kommunen redovisar sin ståndpunkt i den aktuella frågan. Yttrandet diarieförs sedan. Det görs också de remissvar som kommer in till Västerås stad.
  5. Ärendet bereds. Det innebär att kommunen sammanställer de synpunkter som kommit in via remiss och den egna ståndpunkten i frågan. Det resulterar i ett förslag till beslut. 
  6. Den nämnd som har ansvar för den typ av fråga som ärendet gäller fattar beslut.
  7. Beslutet skickas ut till de som är berörda.
  8. Ärendet avslutas och arkiveras.