Bemanning och schemaläggning inom vård och omsorg

Sedan 2023 jobbar vård- och omsorgsförvaltningen mer samordnat med bemanning och schemaläggning. Målet är att ta vara på medarbetarnas kompetens och använda resurserna på ett effektivt sätt.

När fler blir äldre ökar också behovet av vård och omsorg. Samtidigt ökar inte antalet personer i arbetsför ålder med rätt kompetens i samma takt. För att klara uppdraget, både nu och framåt, behöver vi planera bemanning och schema på ett effektivt och genomtänkt sätt.

Vi planerar bemanningen för att se till att personal med rätt kompetens finns på rätt plats vid rätt tid. Det är avgörande för att våra kunder ska få den hjälp de behöver och för att vi ska kunna fortsätta ge vård och omsorg även när något oväntat händer.

När vi planerar bemanningen utgår vi ifrån:

• kundens behov
• vilken kompetens som krävs
• om kundens omsorgsbehov skulle öka
• planerad och oplanerad frånvaro
• ekonomi
• beredskap för oväntade händelser.

Samordning och planering stärker bemanningen

Bemanningsoptimering betyder att vi planerar och fördelar personalen så att rätt kompetens finns på plats när behovet är som störst på dygnet. Vi samplanerar också med närliggande enheter. Det innebär att medarbetare, vid behov, kan arbeta på fler än en arbetsplats inom ett avgränsat område.

Det gör att vi kan:

• bemanna med ordinarie personal i större utsträckning
• minska behovet av timvikarier
• skapa bättre förutsättningar för kvalitet och arbetsmiljö
• använda kompetens där den behövs som mest.

När vi lägger scheman strävar vi efter balans mellan kundens behov, verksamhetens ekonomi och medarbetarnas arbetsvillkor. Omsorgen ska fungera dygnet runt och arbetstiderna ska vara hållbara över tid.

Scheman behöver följa lagar och kollektivavtal. Det finns tydliga regler om vila och återhämtning. Därför kan vi inte alltid uppfylla alla personliga önskemål om arbetstider.

Gemensamma principer styr schemaläggningen

Heltid som norm: Västerås stad erbjuder heltidsanställning till alla som standard i syfte att förbättra arbetsvillkor och jämställdhet.

37 timmars arbetsvecka: Medarbetare som jobbar obekväma arbetstider har enligt avtal 37 timmars arbetsvecka i stället för 40. Det ger mer ledig tid under veckan.

Sammanhållen arbetstid, inga delade turer: Medarbetare arbetar en sammanhängande period utan att arbetsdagen delas upp i flera turer eller arbetspass. Det gör det tydligt när arbetsdagen börjar och slutar och ger bättre möjlighet till vila och återhämtning.

Dygnsvila: Enligt arbetstidslagen ska medarbetare ha minst elva timmars sammanhängande vila mellan arbetspass.

Fasta schemaperioder: Scheman läggs fyra veckor i taget och ändras sällan under perioden. Helgerna som medarbetare arbetar ligger fast. Om det ändå sker ändringar beror oftast på att kundernas behov förändras. Vi använder samma schemaperiod för alla verksamheter inom vård- och omsorgsförvaltningen. Det skapar kontinuitet för kunderna och ger bättre möjligheter att planera ledighet och utbildning. Samtidigt minskar behovet av övertid och sena ändringar.

Målet med schemaläggningen är att:

• skapa förutsättningar för återhämtning
• skapa en jämn fördelning av arbete och ledighet
• minska behovet av sena ändringar och övertid
• att kunden möter bekanta medarbetare så ofta som möjligt
• använda skattemedel på ett effektivt sätt.

Genom vårt sätt att arbeta kan vi se flera förbättringar. Det syns bland annat i att:

• behovet av övertid har halverats
• fler helgpass täcks av ordinarie medarbetare och inte vikarier
• medarbetare finns på plats den tid då behoven är som störst som tidigare bemannats av vikarier
• kostnader har minskat utan att personaltätheten har sänkts
• kontinuiteten för kunder, särskilt på helger, har ökat.

Sjukfrånvaro och personalomsättning

Sjukfrånvaron och personalomsättning följs löpande och både sjukfrånvaron och personalomsättningen har minskat under 2025.