Informationshantering hos Västerås stads kommunala bolag

Allmänheten har rätt att veta vilka handlingar som finns, med undantag av de handlingar som är sekretessbelagda.

Därför måste handlingarna registreras. Det vanligaste sättet är diarieföring.

Registreringen gör det möjligt att:

• Hitta handlingar snabbt
• Lämna ut dem vid begäran
• Skapa överblick

Krav på registrering och vilka uppgifter som ska anges finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 5:e kapitel. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras.

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) | Sveriges riksdag

Informationshanteringsplanen – ett viktigt styrdokument

Informationshanteringsplanen är ett viktigt styrdokument för att styra, planera och stödja verksamhetens informationshantering.

Informationshanteringsplanen beskriver:

• Vilka handlingar som finns
• Hur de ska registreras
• Var de ska lagras
• Om de ska bevaras eller gallras

Informationshanteringsplanen hjälper er att:

• Följa lagar och regler
• Arbeta på samma sätt i hela verksamheten
• Ge medarbetare tydliga instruktioner
• Säkerställa insyn för allmänheten

Planen kan också användas vid:

• Upphandling av IT-system
• Informationssäkerhetsarbete
• Dataskyddsarbete
• Verksamhetsutveckling

Alla bolag som till majoritet ägs av Västerås stad ska ha en egen informationshanteringsplan som tar upp de handlingstyper som förekommer inom bolagets verksamheter och hur dessa ska hanteras.

För bolag som ingår i en koncern kan en övergripande informationshanteringsplan upprättas, men samtliga bolag som ingår måste då fatta beslut om planen.

En viktig del i förvaltningen av informationshanteringsplanen är också att göra den känd inom verksamheten. Då vet den enskilde medarbetaren var anvisningar finns som talar om hur olika typer av handlingar ska hanteras.

Informationskartläggning

För att ta fram och förvalta en informationshanteringsplan och styra informationshanteringen behöver ni kartlägga er information.

Ställ frågor som:

• Vilka typer av handlingar finns i verksamheten?
• Var lagras handlingarna?
• Vilka lagar gäller?
• Innehåller de personuppgifter eller sekretess?

Håll informationshanteringsplanen uppdaterad

Informationshanteringsplanen ska hållas så aktuell som möjligt och bör ses över vartannat år.

Uppdateringar ska också göras när:

• Ni ändrar arbetssätt
• Startar ny verksamhet
• Inför nytt IT-system

Gör uppdatering av informationshanteringsplanen till ett obligatoriskt steg vid sådana förändringar. Bolaget ansvarar för att genomföra revideringar. Beslut om revideringar i informationshanteringsplanen ska fattas av bolagets styrelse.

För en effektiv revideringsprocess behöver verksamheten se över rollfördelning och rutiner.

Utse gärna:

• En ansvarig roll inom förvaltningen som man kan vända sig till för att påtala behov av uppdateringar.
• En rutin för hur ändringar dokumenteras
• En tydlig kanal för att informera medarbetare

Revidering av informationshanteringsplanen ska alltid ske i samråd med Stadsarkivet. Det slutliga förslaget till ny plan granskas av Stadsarkivet innan beslut fattas.

För mer information om hur revideringen går till, se instruktionen Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag.

Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag pdf, 487.4 kB.

De flesta handlingar är digitala.

Därför måste IT-system kunna:

• Bevara information i godkänt format
• Leverera material till stadens e-arkiv
• Gallra information på ett säkert sätt

Planera detta redan vid upphandling.
Det är dyrt och svårt att lösa i efterhand.

Kontakta stadsarkivets IT-arkivarier när nya IT-stöd upphandlas för att få hjälp med krav för arkiverings- och gallringsfunktionalitet. Stadsarkivet kan också ge stöd när lösningar för arkivering och gallring ska tas fram för redan existerande system.

Läs mer i instruktionerna nedan:

Upphandling av verksamhetssystem pdf, 176 kB.

Från papper till digitalt – checklista inför skanning av pappershandlingar pdf, 190.6 kB.

Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar pdf, 390.5 kB.

Ansluta verksamhetssystem till Västerås stads e-arkiv – Instruktion pdf, 175.2 kB.

Alla statliga och kommunala myndigheter ska enligt arkivlagen redovisa sitt arkiv, det vill säga myndighetens allmänna handlingar. Västerås stad arbetar med att införa processbaserad informationsredovisning.

Syftet är att:

• Få bättre ordning
• Säkerställa rätt hantering
• Underlätta insyn

Med processbaserad informationsredovisning ordnas informationen efter verksamhetens processer. Processerna ordnas efter verksamhetsområde och processgrupp i en klassificeringsstruktur. Varje process får en egen beteckning med en unik sifferbeteckning.

Kontakta stadsarkivet om du vill veta mer och hur det kan användas som verktyg för att styra informationshanteringen.

Processbaserad informationsredovisning - klassificeringsstruktur för Västerås stad version 1.4 pdf, 490 kB.

Vad betyder gallring?

Gallring betyder att förstöra en handling.

Det räknas också som gallring om:

• Information försvinner vid konvertering
• Sökbarhet tas bort
• Det inte längre går att kontrollera äkthet

Vad får gallras?

Huvudregeln är att handlingar ska bevaras.

Du får bara gallra om:

• Det finns ett beslut från styrelsen
• Gallringsfristen har passerat

De gallringsbeslut som gäller i Västerås stad finns i bolagets informationshanteringsplan.

Gallringsfrist

Den tid som handlingen ska vara kvar innan den förstörs kallas för gallringsfrist.

Om gallringsfristen gäller från en speciell tidpunkt och inte från när handlingen upprättas anges detta i anmärkningskolumnen. Till exempel ”gallras tre år efter att avtalet upphört gälla”. Gallringsfristen anges i hela kalenderår.

Exempel

Exempel 1: En handling som är upprättad 2020 och har en gallringsfrist på två år får gallras tidigast i januari 2023.

Exempel 2: En handling som har gallringsfrist 3 år efter att ett avtal upphört gälla, och avtalet sades upp 2017 får gallras 2021.

Gallring vid inaktualitet

Ibland kan det vara svårt att ange en exakt gallringsfrist. Man kan då besluta om gallring vid inaktualitet. Vad som anses med vid inaktualitet specificeras då i anmärkningskolumnen.

Gallering vid inaktualitet kan vara när:

• handlingen inte längre behövs av verksamheten
• när ny besiktning är gjord

Verkställa gallring

När fristen har passerat ska handlingen förstöras.

• Digitala handlingar ska tas bort helt.
• Sekretesskyddade uppgifter kräver säker radering.
• Pappershandlingar med känsliga uppgifter ska brännas eller strimlas.

Dokumentera gallring

Du måste dokumentera:

• Vad som gallrats
• När det skedde
• Vem som ansvarade

Alla handlingar ska skyddas mot:

• Brand
• Vatten
• Stöld
• Obehörig åtkomst

Till arkivhandlingar räknas alla allmänna handlingar som förvaras av myndigheten.

Pappershandlingar

Pappershandlingar som ska bevaras

Pappershandlingar som ska bevaras förvaras i arkivlokal eller särskilda arkivskåp där de skyddas från exempelvis brand, fukt, vatten. Kontrollera arkivlokaler med jämna mellanrum.

Gallringsbara arkivhandlingar

Gallringsbara arkivhandlingar som inte innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess kan förvaras i vanliga förråd eller skåp under förutsättning att de är inlåsta så att obehöriga inte kommer åt dem.

Kontakta stadsarkivet om arkivhandlingar har skadats

Kontakta stadsarkivet för rådgivning så fort som möjligt om arkivhandlingar har skadats genom att exempelvis blivit utsatta för vatten eller fukt.

Obehörig åtkomst och stöld

Arkivlokaler och arkivskåp ska hållas låsta. Begränsa vilka som har tillgång till arkivlokaler/arkivskåp. Tänk dock på att handlingar alltid kan behöva lämnas ut.

Extra säkerhetsåtgärder krävs för handlingar som kan innehålla sekretesskyddade uppgifter. Dessa ska alltid förvaras inlåsta i säker arkivlokal/arkivskåp oavsett om de ska bevaras eller gallras och tillgången till lokal/skåp ska begränsas.

Brand

Arkivlokaler ska vara brandklassade och utrustade med brandvarnare. Brandsläckare ska finnas i eller i nära anslutning till lokalen. Arkivskåp ska vara brandsäkra. Dörren till arkivlokal eller arkivskåp ska stå emot brand i minst 120 minuter. Brandfarliga varor får aldrig förvaras i samma lokal som arkivhandlingar.

Vatten och fukt

För arkivlokaler gäller att förvaring får ske i lokal utan rörinstallation för vatten/avlopp eller där dessa installationer har ett särskilt skydd mot läckage. Skydda arkivhandlingar mot översvämning genom att inte placera dem i golvhöjd. Skydda mot läckage från tak genom att inte ställa handlingar på hyllor där hyllplan ovanför handlingarna saknas.

Elektroniska handlingar

Digital information ska skyddas genom:

• Behörighetsstyrning
• Säkerhetskopiering
• Loggning
• Skydd mot intrång

Bolaget ansvarar alltid för sina handlingar, även om en extern leverantör används.

Sekretesskyddade uppgifter kräver extra säkerhet.

När myndigheterna upprättar pappershandlingar som ska bevaras ställs krav på att material som används är beständigt över tid. I de flesta fall framgår det av leverantörens produktbeskrivning vilka standarder/certifieringar som produkten uppfyller. Om det anges att produkten uppfyller Riksarkivets krav (i serien RA-FS) är de också godkända för arkiveringsändamål. Kontakta leverantören vid osäkerhet.

Papper

Papper som ska bevaras måste vara:

• Åldringsbeständigt
• Eller arkivbeständigt (märkt ”Svenskt Arkiv”)

För utskrift av betyg inom olika typer av skolformer ska arkivbeständigt papper användas, även för det arkivexemplar som framställs.

För andra typer av handlingar är åldringsbeständigt papper tillräckligt.

Slå inte hål i handlingar som ska sparas.

Pennor

Namnteckningar och annan skrift som ska bevaras ska skrivas med arkivbeständigt bläck. Dessa pennor är certifierad med Svenskt Arkiv

Vid märkning av arkivkartonger ska blyerts användas.

Enkelsidig utskrift

Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut/kopieras enkelsidigt.