Elektronisk underskrift

Så skriver du under elektroniskt

E-underskrift kan användas när du ska skriva under avtal, beslut eller andra handlingar som skickas till dig från Västerås stad. Underskriften görs säkert med e-legitimation, till exempel BankID.

När du ska skriva under en handling får du ett e-postmeddelande med en länk till underskriftstjänsten. Där kan du logga in, granska handlingen och skriva under digitalt. Du kan också logga in direkt i tjänsten om du redan har ett pågående underskriftsärende.

Västerås stads e-underskriftstjänst

Steg för steg

Följ stegen nedan för att skriva under en handling med e-underskrift:

1. Logga in

Logga in med din e-legitimation, till exempel BankID. Första gången du loggar in behöver du koppla och verifiera din e-postadress. Du får då en verifieringskod via mejl som du använder för att aktivera ditt konto.

2. Granska handlingen

När du är inloggad kan du öppna och läsa handlingen som ska skrivas under genom att välja ”Visa”. Du ser också om fler personer ska skriva under.

Om du har frågor eller upptäcker något fel i handlingen kan du kontakta handläggaren direkt via tjänsten.

3. Skriv under

När du har granskat handlingen väljer du ”Skriv under” och signerar med din e-legitimation. Om du inte vill skriva under kan du i stället avvisa handlingen och lämna ett meddelande till handläggaren.

4. Ladda ner

När du har skrivit under kan du ladda ner handlingen. Om flera personer ska skriva under blir handlingen tillgängligt när alla underskrifter är klara. Handlingen finns tillgängligt för nedladdning under en begränsad tid.

Om du inte längre hittar handlingen bland dina signerade dokument kan du kontakta ansvarig handläggare eller Västerås stads kontaktcenter.

Du kan alltid skriva under på papper

Elektronisk underskrift är ett smidigt alternativ, men det är frivilligt. Om du saknar e-legitimation eller föredrar att skriva under för hand kan du kontakta ansvarig handläggare för information om hur du i stället kan skriva under handlingen fysiskt på papper.

Är en elektronisk underskrift giltig?

Ja. E-underskrifter regleras i EU-förordningen eIDAS, som gäller som lag i Sverige. Den slår fast att en underskrift inte får nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk. Avtal, beslut och andra handlingar som undertecknas elektroniskt är därför som utgångspunkt lika giltiga som fysiskt undertecknade.

I Västerås stads e-underskriftstjänst används avancerade elektroniska underskrifter där undertecknaren identifierar sig med e-legitimation. Det gör att man i efterhand kan kontrollera:

• vem som har skrivit under
• när underskriften gjordes
• att dokumentet inte har ändrats

Hur visas e-underskriften?

På dokumentets sista sida visas en signeringsruta med:

• ditt namn
• datum för underskrift

I dokumentets tekniska signaturdata, även kallad metadata, finns även ytterligare information, till exempel personnummer och tidsstämpel. Dessa uppgifter används för att verifiera underskriftens giltighet.

Kontrollera en e-underskrifts giltighet

Du kan kontrollera ett underskrivet dokument via tjänstens valideringsfunktion.

Så gör du:

• Logga in i underskriftstjänsten
• Gå till funktionen Validera
• Ladda upp dokumentet

Resultatet visas som:

• Godkänd – underskriften är giltig
• Varning – kontrollera informationen
• Underkänd – underskriften är inte giltig

Om du saknar underskriftslänk

Om du inte har fått något mejl:

• Kontrollera din skräppost
• Kontakta handläggaren
• Kontakta Västerås stads kontaktcenter

Du kan även logga in i underskriftstjänsten för att se om dokumentet finns där.

Västerås stads underskriftstjänst

Behandling av personuppgifter

När du skriver under en handling elektroniskt behandlas personuppgifter i underskriftstjänsten. Uppgifterna används för att möjliggöra underskriften, säkerställa att rätt person skriver under samt för att i efterhand kunna verifiera underskriftens giltighet.

I samband med underskriften identifierar du dig med e-legitimation, till exempel BankID. Då skapas tekniska signaturdata som kopplas till dokumentet. I dessa ingår identitetsuppgifter, tidsstämpel och certifikatinformation. I svensk e-legitimationsinfrastruktur används personnummer normalt som unik identifierare, vilket innebär att personnummer i regel ingår i underskriftens metadata för att möjliggöra entydig koppling och långsiktig verifiering.

Personuppgifterna behandlas av Västerås stad som personuppgiftsansvarig och av tjänsteleverantören som personuppgiftsbiträde. Behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, främst uppgift av allmänt intresse/myndighetsutövning eller fullgörande av avtal, samt i förekommande fall rättslig förpliktelse enligt nationell lagstiftning.

Svenskt regelverk kring allmänna handlingar gäller så dina uppgifter kan komma att bevaras enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Mer om Västerås stads personuppgiftshantering.