Riktlinjer för föreningsstödet till ideella kultur- och fritidsföreningar

Kulturnämnden stödjer kultur- och fritidslivet i Västerås bland annat genom ekonomiskt stöd. Riktlinjerna gäller från och med 2022-07-01 och beslut återfinns i diarienummer: 2022/00018

Genom stödet skapas förutsättningar för en bredd och mångfald i stadens kultur-, och fritidsliv. Föreningsstödet syftar även till att stötta verksamhet som främjar olika intressen och som stärker västeråsarnas tillgång till kultur och fritid i det vardagliga livet och bidrar till ett socialt hållbart Västerås.

Syftet med föreningsstödet är också att den som är medlem i en förening får möjlighet till social, kulturell och fysisk utveckling. Föreningsstödet syftar också till att medlemmarna i en förening ska lära sig mer om samarbete, demokrati och föreningsverksamhet.

Vad krävs för att få stöd?

För att få tillgång till kulturnämndens stöd till ideella föreningslivet ska förening:

  • Vara godkänd bidragsberättigad förening hos Västerås stad.
  • Bedriva sin huvudsakliga verksamhet inom Västerås kommun.
  • Vara öppen för alla som instämmer i föreningens målsättning.
  • Ha en organisatorisk fasthet. Det betyder att föreningen ska ha organisationsnummer, stadgar som antagits på föreningens årsmöte, föra medlemsmatrikel, ha en egen styrelse som utsetts av föreningens årsmöte.
  • Ha en sund ekonomisk hantering samt minst en, på föreningsstämman vald, revisor som årligen ska avge revisionsberättelse avseende bokföring och bokslut.
  • Ha minst 15 medlemmar som betalat årsavgift varav minst 70 procent bosatta i Västerås.
  • Ha rösträtt för alla medlemmar som betalat årsavgift.
  • Bedriva all barn- och ungdomsverksamhet i drogfri miljö.
  • Ha en policy för föreningens arbete beträffande värdegrundsfrågor inom de områden som ingår i diskrimineringslagen. Denna lag har till ändamål att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning.
  • Ha demokratiska arbetsformer som leder till engagemang, delaktighet och samverkan.

Föreningsstöd

Mellan den 15 augusti och 15 oktober kan stödberättigad förening söka ett stöd för planerad verksamhet under det nästkommande året. Samtliga ansökningar om föreningsstöd ska innehålla en preliminär budget och en preliminär verksamhetsplan. Nämnden fattar sedan beslut om föreningsstödet på nämndmötet i december.

Föreningsstödet har en basnivå på stöd upp till 10 000 kronor. För att söka stöd på basnivå behöver föreningen beskriva sin verksamhet utifrån de två första bedömningsparametrarna. Föreningar som vill söka stöd över basnivå behöver beskriva föreningens verksamhet utifrån samtliga bedömningsparametrar i ansökan.

Ansökan görs i föreningsverktyget Interbook Go. Innan föreningen gör en ansökan ska årshandlingar från det senast avslutade verksamhetsåret skickas in. Handlingarna som då ska skickas in år verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning, revisionsberättelse samt årsmötesprotokoll.

Bedömningsparametrar för föreningsstödet

  • Aktivt arbeta för jämställdhet, tillgänglighet för olika grupper och integrering i verksamhet oavsett förutsättningar.
  • Medvetet arbete med ANDT (Alkohol, Narkotika, Dopning, Tobak) i föreningar med barn- och ungdomsverksamhet.
  • Omfattning av utåtriktad verksamhet.
  • Omfattning av föreningens barn- och ungdomsverksamhet.
  • Tillgång till utbildade ledare i barn- och ungdomsverksamheten.
  • Verksamhet som är generationsöverbryggande.
  • Nyskapande och utvecklande verksamhet, exempelvis projekt.

När nämnden beslutar om föreningsstöd tar de hänsyn till den verksamhet, samt de projekt och arrangemang som föreningen planerar att genomföra under det kommande året. Skulle det tillkomma behov av stöd, se kompletterande föreningsstöd.

Kompletterande föreningsstöd

Stödberättigad ideell förening som sökt och beviljats ett föreningsstöd kan under året fortlöpande ansöka om ett kompletterande föreningsstöd om det uppstått nya behov av stöd i form av förändrade förhållanden, förutsättningar eller möjligheter för föreningen och verksamheten.

Föreningar som blir godkända bidragsberättigade föreningar under året och som därmed inte kunnat söka föreningsstöd kan söka ett kompletterande föreningsstöd vid ett tillfälle. Ansökan kan då innehålla både planerad verksamhet, specifika projekt eller arrangemang som förening planerar för att genomföra resten av året.

Ansökan görs i föreningsverktyget Interbook Go samt även redovisningen i det fall då detta är ett krav.

Bedömning av kompletterande föreningsstöd

Ansökan om ett kompletterande föreningsstöd ska innehålla en plan för genomförande av aktivitet/verksamhet och budget. Ett kompletterande föreningsstödet för en aktivitet med ett specifikt startdatum måste sökas minst en månad innan starttid. Söks ett stöd för ny verksamhet/aktivitet ska ansökan innehålla en redogörelse för varför den verksamheten/aktiviteten inte ingick i föreningens planering vid tiden för ansökan om föreningsstödet. Söks ett kompletterande föreningsstöd för verksamhet/aktivitet som redan beviljats ett föreningsstöd ska föreningens redogöra varför ytterligare behov av stöd har uppstått.

Kulturnämnden ger inte stöd till följande verksamheter

  • Religionsutövning, politisk verksamhet eller social verksamhet som får stöd via andra nämnder.
  • Modersmålsundervisning.
  • Verksamhet som ingår i skolors, förskolors och andra institutioners ordinarie verksamhet och som enbart är avsedda för deltagare i den egna verksamheten.
  • Verksamhet som anordnas i andra kommunala förvaltningars regi.
  • Stödgalor eller andra arrangemang för välgörande ändamål.

Uppföljning av föreningsstöd och kompletterande föreningsstöd

Klicka på plustecknet för att läsa om hur användningen av stödet följs upp.

Generell uppföljning av föreningsstödet

Hur föreningsstödet använts följs upp när föreningen, efter sitt årsmöte, skickar in sina årshandlingar: verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse och årsmötesprotokoll. Detta omfattar alla föreningar som erhållit föreningsstöd, oavsett stödbelopp. Kulturnämnden kan även begära kompletterande uppgifter som föreningen då ska förse nämnden med. Om föreningens verksamhet förändras under verksamhetsåret ska föreningen genast informera nämnden. I mån av tid gör också samordnare gärna besök under året hos de föreningar som beviljas stöd för att få bättre förståelse för den verksamhet föreningen bedriver. Om föreningens handlingar inte är inskickade innan sista dagen att söka föreningsstöd för nästkommande år kan inte stöd beviljas. Föreningen ges en ny chans att söka stöd vid nästa ansökningstillfälle men kan då bara beviljas stöd om de handlingar som tidigare saknats har inkommit.

Uppföljning eller redovisning av kompletterande föreningsstöd

Uppföljning eller redovisning av det kompletterande föreningsstödet sker antingen när föreningen skickar in sina årshandlingar eller genom krav på specifik redovisning av stödet enligt förvaltningens anvisningar vid beslut om beviljat stöd. Specifik redovisning av beviljat stöd ska innehålla de uppgifter som förvaltningen efterfrågar och ska skickas in inom två månader efter avslutad aktivitet eller verksamhet som beviljats stödet. En förening kan bli återbetalningsskyldig av utbetalat stöd om ingen redovisning inkommer. Påminnelser skickas ut cirka två gånger per år. Om redovisning uteblir beviljas inga nya stöd till berörd förening fram tills att utbetalat stöd har redovisats.

Utökad uppföljning för samtliga föreningar med stöd över 100,000 kr

En utökad uppföljning av stödet i form av dialogmöten sker med förening som erhåller ett föreningsstöd över 100 000 kr.

Stickprovskontroll av föreningar med stöd över basnivå men under 100,000 kr

Varje år genomförs också en stickprovskontroll av minst 3 och max 10 föreningar som erhållit stöd. Detta för att säkerställa att de föreningar som är bidragsberättigade fortfarande uppfyller Västerås stads gemensamma riktlinjerna för föreningsstöd samt riktlinjer för kultur- och fritidsföreningar. Förening som erhåller föreningsstöd på basstödsnivå eller ett stöd över 100 000 kr blir inte föremål för stickprovskontroll om inte särskilda skäl föreligger.

Särskilda granskningar

Kulturnämnden och dess förvaltning kan alltid besluta om att särskilt granska en förening oavsett stödbelopp. Till exempel när nämnden blivit uppmärksammad på att stödet använts till andra saker än vad det är avsett för.

Om det upptäcks fel vid uppföljning, kontroll eller särskild granskning

Fel som upptäcks vid uppföljningen eller granskning kan leda till att föreningen får en spärr i föreningsverktyget Interbook Go. En sådan spärr lyfts när förening återigen genomgått processen för att bli en bidragsberättigad föreningen och godkänts. Om misstanke om brott uppstår vid uppföljning eller granskning sker en polisanmälan. Krav på återbetalning av stöd, helt eller delvis, bedöms vid varje enskilt fall.

Återrapportering till kulturnämnden

Det sammantagna resultatet av uppföljning av föreningsstödet och stickprovskontroller samt granskningen rapporteras till Kulturnämnden samband med att beslut för kommande års föreningsstöd behandlas i december.

Rutin för uppföljning av föreningsstödet till kultur och fritidsföreningar, beslutad av kulturnämnden 2021-09-30, reviderad 2022-06-27 DNR: 2022/00018

Kontakta oss

Claudia Nascimento

Samordnare kultur och civilsamhälle

Telefon: 021-39 16 88

claudia.nascimento.ekstrom@vasteras.se