Om personuppgifter
Så här behandlar vi dina personuppgifter
Västerås stad värnar om att skydda de personuppgifter vi hanterar och vi vill att både privatpersoner och företag har förtroende för vårt arbete. Nedan följer information om hur staden behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter i det fall dina personuppgifter är registrerade av Västerås stad, och hur du kommer i kontakt med oss vid frågor.
Du kan också alltid begära att få ta del av informationen om hur dina personuppgifter behandlas. Det gör du genom att kontakta kommunen på 021-39 00 00 eller maila till kontaktcenter@vasteras.se.
Om dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen, DSF (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen, DSF eller annan lag.
Innehåll på denna sida
1. Allmänna handlingar
2. Vad är en personuppgift?
3. Vad innebär behandling av personuppgifter?
4. Hur har vi fått in dina personuppgifter?
5. Personuppgiftsansvarig
6. Varför behandlar vi dina personuppgifter?
7. Varför får vi behandla dina personuppgifter?
8. Vem får ta del av dina personuppgifter?
9. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter
10. Tredjeland
11. Hur länge sparas dina personuppgifter?
12. Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss
13. Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet
14. Om du använder sociala medier
15. Dataskyddsombud
16. Kontakta Västerås stads kontaktcenter
Allmänna handlingar
Vi kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen. Det finns också särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande (sparande) och gallring (slänga bort).
För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för det i informationshanteringsplaner och gallringsbeslut. Västerås stad behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även ett foto är en personuppgift, om du tydligt kan identifieras på bilden.
Vad innebär behandling av personuppgifter?
"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar i Västerås stad gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.
Hur har vi fått in dina personuppgifter
I de flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende åt dig, men ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än du själv. Vi kan även få in personuppgifter från andra myndigheter eller exempelvis föreningar som anger sina medlemmars personuppgifter för att ta emot föreningsbidrag.
Personuppgiftsansvarig
Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning eller det bolag i kommunen som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta Västerås stads kontaktcenter, se kontaktuppgifter nederst på den här sidan.
Varför behandlar vi dina personuppgifter (syfte)?
Den vanligaste anledningen till att Västerås stad (kommunen) behöver uppgifter om dig är för att kunna handlägga ditt ärende på ett korrekt sätt och för att uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag (t.ex. skola och äldreomsorg). Ett annat vanligt ändamål för behandling av personuppgifter är personaladministration.
När du skickar exempelvis e-post, använder någon av våra e-tjänster eller skickar in e-petitioner och liknande via vår hemsida så lagras dina personuppgifter i syfte att Västerås stad ska kunna kontakta dig med svar och kunna handlägga ditt ärende.
Varför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)?
För de uppgifter som hämtas in av kommunens olika verksamheter är samtycke från dig i de flesta fall inte nödvändigt. Det beror på att uppgifterna används i samband med exempelvis myndighetsutövning, för att kunna fullgöra en skyldighet som åligger kommunen eller att ett avtalsförhållande föreligger.
Som exempel kan sägas att när det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster, exempelvis skola och socialtjänst, så har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse).
Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel på det kan vara att bedriva kulturskola, idrottsanläggningar, bibliotek eller simhallar. När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.
Vem får ta del av dina personuppgifter?
De som tar del av dina personuppgifter är anställda i kommunen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Det kan vara din handläggare, administrativ personal, rektorer eller bibliotekarier.
I vissa fall har vi som kommun en skyldighet enligt lag att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter som till exempel Skatteverket, Polisen, SCB eller Försäkringskassan.
Dina uppgifter kan också hanteras av leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.
Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter
- Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige.
- Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
- Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
- Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn. OBS! Gäller endast för kommunala bolag och inte Västerås stad.
Tredjeland
Om personuppgifter ska skickas till tredjeland (utanför EU och EES) måste särskilda krav vara uppfyllda, annars är det inte tillåtet att föra ut personuppgifter utanför EU/EES.
Hur länge sparas dina personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter till dess att syftet med behandlingen är uppfyllt. Därefter hanteras personuppgifterna enligt kommunens ansvar mot offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Dina personuppgifter gallras enligt gällande gallringsbestämmelser, informationshanteringsplan eller överlämnas för arkivering i enlighet med gällande lag eller bestämmelser.
Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss
- Begära tillgång till dina personuppgifter
- Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter
- Invända mot behandling av dina personuppgifter
- Begära dataportabilitet
- När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
- Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.
Önskar du information om vilka av dina personuppgifter som behandlas av Västerås stad, fyll i blanketten begäran om registerutdrag och skicka till oss. Om du har rätt att begära för andra än dig själv, till exempel som vårdnadshavare, så gör du på samma sätt.
Fyll i e-tjänsten Begäran om registerutdrag.
Fyll i blanketten för begäran om registerutdrag.
Mejla eller posta blanketten till oss.
kontaktcenter@vasteras.se
Västerås stad, Stadshuset, 721 87 Västerås
Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet
Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.
Om du använder sociala medier
Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, Instagram och Linkedin, för att komma i kontakt med Västerås stad, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till en organisation utanför kommunen (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig eller sekretesskyddad information till oss via sociala medier.
Dataskyddsombud
I Västerås stad arbetar tre dataskyddsombud med att ge råd till verksamheterna och se till att dataskyddsförordningen följs. Ombuden finns även till för frågor från privatpersoner och Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor.
Västerås stads dataskyddsombud:
- Erika Linder
- Jonna Nyström
Dataskyddsombuden nås på mejl dataskyddsombud@vasteras.se eller telefon 021- 39 00 00.
Kontaktcenter
Kontaktcenter hjälper dig med alla dina kommunala frågor.
Besöksadress: Stadshusentrén, Fiskartorget
Öppettider: Vardagar klockan 08.00-16.30.
Via formulär: Kontaktformulär
Telefonnummer: 021-39 00 00
kontaktcenter@vasteras.se