E-handel, e-faktura

Som leverantör till Västerås stad kan du effektivisera både din egen och Västerås stads beställnings- och faktureringsprocess. Elektronisk fakturering och elektronisk handel kan göras på flera sätt.

Illustration: dator med kundvagn

Västerås stad samarbetar med Visma Proceedo för att ta emot e-faktura. Visma Proceedo har etablerade kopplingar mot de flesta aktörerna på marknaden som erbjuder tjänster till företag för att generera e-faktura. Västerås stads e-handelssystem går under namnet VIP – Västerås Inköps Portal och är ett webbaserat system från Visma Proceedo.

Skicka faktura till Västerås stad

Som leverantör till Västerås stad ska du, enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, skicka dina fakturor elektroniskt. Genom att skicka elektroniska fakturor kan du som leverantör effektivisera din fakturahanteringsprocess. Dessutom sparar du på papper och porto och du gör även en insats för miljön. Tänk på att inskannade pappersfakturor eller fakturor som skickas via e-post inte räknas som elektroniska fakturor.

Har du som leverantör redan ett befintligt avtal med Västerås stad så är det villkoren i avtalet gällande fakturering som gäller avtalstiden ut.

För dig som är leverantör till offentliga aktörer | DIGG Länk till annan webbplats.

Olika sätt att skicka elektronisk faktura

De flesta affärs- och faktureringssystem har idag stöd för att skicka elektroniska fakturor. Kontakta din systemleverantör för att undersöka hur du kan komma igång och skicka elektroniska fakturor.

Västerås stad följer rekommendationerna från Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och önskar att våra leverantörer fakturerar via EU-standarden Peppol.

För dig som är leverantör till offentliga aktörer | DIGG Länk till annan webbplats.

Västerås stads elektroniska adress för Peppol är: 0007:2120002080

Anslut till Peppol | Digg Länk till annan webbplats.

För att skicka e-faktura utan Peppol behöver du göra följande:

  1. Fråga din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst vilken VAN-operatör de använder.
  2. Meddela din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst att Västerås stad har följande uppgifter:
    1. GLN: 7340076800054
    2. Organisationsnummer: 212000-2080
    3. Momsregistreringsnummer: SE21200020801
  3. När din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst meddelar att de är klara med inställningar i sina system kan du börja e-fakturera.

Om du som leverantör inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor via ert faktureringssystem så erbjuder Västerås stad en kostnadsfri tjänst som heter Proceedo. Proceedo är en leverantörsportal där du som leverantör kan registrera dig för att sedan skapa och skicka dina fakturor elektroniskt.

Skicka dina kontaktuppgifter via e-post till ehandelsupport@vasteras.se och ange att du vill ha en inbjudan till leverantörsportalen för att skicka elektroniska fakturor.

Västerås stads fakturauppgifter

Fakturaadress:

Västerås stad
Box 1150
721 29 VÄSTERÅS

Organisationsnummer: 212000-2080

Momsregistreringsnummer: SE212000208001

e-fakturauppgifter:

VAN-operatör: Visma Proceedo
Faktura GLN: 7340076800054
PEPPOL-ID: 0007:2120002080

En korrekt fakturareferens ska meddelas av beställaren.

När du ska skickar en faktura till Västerås ska följande obligatoriska uppgifter finnas med:

  • Fakturanummer
  • Debetfakturanummer vid kreditfaktura
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum
  • Fakturareferens
  • Fakturaadress:
    Västerås stad
    Box 1150
    721 29 VÄSTERÅS

    Organisationsnummer: 212000–2080
    GLN: 7340076800054
    Peppol-ID: 0007:2120002080
    Västerås stad har Visma Proceedo som VAN-operatör.
  • Leveransadress
  • Artikelnummer, en rad per artikel
  • Artikelbeskrivning, en rad per artikel
  • Belopp exklusive moms
  • Momsskattesats (i procent) och momsbelopp

Leverantörens:

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Adress
  • Mejladress
  • Organisationsnummer
  • Momsregistreringsnummer (om det finns)
  • Uppgift om bankgiro, plusgiro eller kontonummer
  • Vid utlandsfakturering ska fakturan innehålla IBAN och Swift/BIC
  • Uppgift om F-skattsedel

Det här gäller med fakturanummer

Enbart unika fakturanummer får förekomma. Vid återanvändning av fakturanummer kommer Västerås stad ej att betala fakturan.

Felaktiga fakturor godkännes ej. Västerås stad har då rätt att makulera fakturan. Leverantören får därefter skicka en ny korrekt faktura.

Vid frågor kontakta ehandelsupport@vasteras.se.

Elektronisk handel för leverantörer

Västerås stad arbetar aktivt med e-handel för att effektivisera inköp av varor och tjänster.

Fördelar med e-handel

  • Leverantörer ges en direkt anslutning till Västerås stads e-handelssystem Visma Proceedo.
  • Tid och kostnader besparas för administration och fakturering.
  • Beställaren kan enkelt ta del av vilka produkter som ingår i avtalet, om avtal finns.
  • E-handelssystemet synliggör på ett enkelt sätt särskilt hållbarhetsmärkta produkter.

Sätt att handla på

Användning av e-handel innebär att Västerås stad avser att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan dig som leverantör och oss som köpare. Västerås stad följer de gemensamma standarder för e-handel som används i offentlig sektor och som rekommenderas av Single Face To Industri (SFTI). Dessa är väletablerade på marknaden, baseras på öppna och internationella standarder och lämpar sig för olika inköpssituationer.

SFTI-standard - specifikationer och handledningar Länk till annan webbplats.

Handledningar | SFTI | SKR Länk till annan webbplats.

Om du har frågor ställ dessa direkt till SFTI tekniska kansli

Kontakt | SFTI | SKR Länk till annan webbplats._

Leverantören integrerar sitt system med Visma Proceedo. Ta kontakt med ehandelsupport@vasteras.se för anslutning.

En kostnadsfri tjänst för att ta emot order, skicka ordersvar, skicka faktura samt posta in katalog.

E-handel sker med en katalog i Excelformat, alternativt ett formulär kopplat till dig som leverantör.

Kontakta oss

Kontaktcenter

Kontaktcenter hjälper dig med alla dina kommunala frågor.

Besöksadress: Stadshusentrén, Fiskartorget
Öppettider: Vardagar klockan 08.00-16.30.

Via formulär: Kontaktformulär Länk till annan webbplats.

Telefonnummer: 021-39 00 00

kontaktcenter@vasteras.se